5 tips para concretar reuniones cortas y efectivas
Al pensar en una reunión, inmediatamente se nos vienen a la cabeza las extensas horas que pasaremos en ellas y antes que empiece ya estamos con una predisposición negativa. De ti depende que las reuniones de trabajo sean 100% efectivas y duren el tiempo exacto que deben durar.
1. La hora.
Es ideal planear una hora en la que no se incluyan comidas (almuerzo especialmente) ya que el tiempo que dedicaremos a las temáticas y contenidos de la reunión siempre se verán afectados y la concentración con apetito, no será la misma.
Una buena hora es de 10:00 a 12:00 am. Así los invitados ya habrán solucionado los urgentes de la mañana y no querrán llegar al almuerzo con la reunión a cuestas. Si es en la tarde lo ideal es de 3:00 a 5:00 así los invitados podrán almorzar y querrán terminar la reunión sin extenderse hasta el final del día. Otro importante punto es la puntualidad si todos llegan a la hora todos optimizarán los tiempos de la reunión.
2. Temas a tratar.
Debes contar con un listado de temáticas y abarcarlas de una en una, sin mezclar el contenido, para así ir cerrando temas. Aunque cueste intenta comenzar un tema y no dejarlo hasta que esté 100% finiquitado, junto a un plan de los pasos a seguir referente a esa temática o contenido en particular.
3. Archivo compartido
Escribir en un libro de apuntes o hacer un reporte al finalizar la reunión, será un trabajo extra para alguno de los integrantes y quizá no todos recuerden el acuerdo al fin de la reunión. Es ideal para ello, crear un drive o archivo compartido, en el cual se vaya al mismo tiempo en el que se genere la reunión ir escribiendo los puntos importantes o tareas pendientes de cada integrante, así todos podrán colaborar en línea y serán igualmente parte de los acuerdos. Si lo proyectas en la pantalla para que todos lo vean mucho mejor. www.google.com/intl/es_ALL/drive/
4. Un buen líder o mediador
En toda reunión efectiva, debe haber un líder o mediador que proponga los temas y vaya ordenando las ideas a fin de poder concretar los puntos y contenidos de la reunión. Casi siempre es la misma persona que cita a la reunión y redacta los puntos importante en el archivo compartido. Este mediador se hace fundamental en grupos grandes y reuniones en los que las ideas abundan y los puntos a tratar son abundantes.
5. Coordinación final
Es importante que en la reunión se cierren temas y se defina quién quedará con las tareas pendientes con timming de trabajo, directrices claras y plazos finales. Es fundamental que quede estipulado en el archivo compartido, así cada integrante de la reunión sabrá qué le corresponde hacer y no tendrán que navegar por los miles de mails que de seguro tendrán. Así como también es importante hacer un resumen general de los acuerdos, el que será a fin de cuentas repasar el archivo compartido para irnos en paz. Si pueden coordinar la próxima reunión ahí mismo y ponerle fecha ¡ideal!
Con estos consejos esperamos que tus reuniones sean 100% efectivas.